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Visão de ponta a ponta
O atraso e o retrabalho aparecem nas passagens entre áreas, onde ninguém olhava.
Guia · Gestão de processos
Gestão de processos (BPM): a empresa gerida pelo caminho do trabalho
Gestão de processos, ou BPM, é administrar a empresa olhando para o caminho que o trabalho percorre entre as áreas, com dono, indicadores e melhoria contínua. Veja o que é, como funciona o ciclo, quem faz o quê e por onde começar sem montar uma estrutura grande.
01 · Definição
O que é gestão de processos (BPM)
Resposta rápida
Gestão de processos, ou BPM (Business Process Management, gestão de processos de negócio), é a forma de administrar a empresa pelo caminho que o trabalho percorre de ponta a ponta, entre as áreas, e não só pelo organograma. Cada processo tem dono, objetivo, indicadores e uma rotina de melhoria.
- Sigla
- BPM: Business Process Management.
- Foco
- Processos de ponta a ponta, entre áreas.
- Ciclo
- Mapear, analisar, melhorar, implantar, monitorar.
- Não é
- Um software. O software é o BPMS.
Um pedido de cliente passa por vendas, crédito, estoque, expedição e faturamento. Cada área pode estar bem organizada e, ainda assim, o pedido atrasar nas passagens entre elas. A gestão de processos olha para esse caminho inteiro, com alguém responsável pelo resultado do começo ao fim.
02 · Benefícios
Por que gerir por processos
Responsáveis claros
Cada processo tem um dono que responde pelo resultado, não só pela sua etapa.
Menos dependência de pessoas-chave
O jeito de trabalhar fica registrado em fluxos, POPs e treinamento.
Base para crescer
Processo definido absorve mais volume sem contratar na mesma proporção.
Decisão com indicadores
Tempo de ciclo, retrabalho e custo por caso medidos, em vez de impressões.
Preparação para sistemas
ERP, BPMS ou automação recebem um processo claro, e não o problema de hoje automatizado.
03 · Ciclo
O ciclo de gestão de processos
Referências como o BPM CBOK, da ABPMP, descrevem o ciclo com mais fases; na prática, ele se resume a estas cinco.
- 01
Planejar e mapear
Definir a arquitetura de processos, escolher os prioritários e fazer o mapeamento do AS IS.
- 02
Analisar
Medir e encontrar onde e por que o processo perde tempo, dinheiro ou qualidade. Veja a análise de processos.
- 03
Redesenhar
Desenhar o TO BE e testar as alternativas, quando necessário, em simulação.
- 04
Implantar
Colocar o novo processo para rodar com RACI, POPs, treinamento e, se fizer sentido, sistemas.
- 05
Monitorar e melhorar
Acompanhar os indicadores, revisar o processo e voltar ao início quando algo muda.
Quer começar a gestão de processos pelo processo certo?
Na primeira conversa indicamos por qual processo começar e o formato do projeto.
04 · Papéis
Quem faz o quê na gestão de processos
| Papel | Responsabilidade |
|---|---|
| Dono do processo | Responde pelo resultado do processo de ponta a ponta, aprova mudanças e acompanha os indicadores. |
| Analista de processos | Mapeia, analisa e documenta; propõe melhorias com base em dados. Pode ser interno ou um consultor. |
| Executores | Fazem o trabalho no dia a dia e são a principal fonte para o mapeamento e para validar o TO BE. |
| Patrocinador | Diretor que dá prioridade, tempo e recursos ao trabalho com processos. |
| Escritório de processos | Quando existe, define padrões, mantém o repositório e apoia os donos. Não é pré-requisito para começar. |
05 · BPM x BPMS
Gestão de processos não é software
| BPM (gestão de processos) | BPMS (software) | |
|---|---|---|
| O que é | Disciplina de gestão | Sistema que executa processos a partir de um modelo |
| Começa com | Mapeamento e análise | Um processo já definido |
| Pergunta que responde | Como o trabalho deveria acontecer? | Como automatizar e controlar o fluxo definido? |
| Quem conduz | Donos de processo, analistas, consultoria | TI e fornecedor do sistema |
Contratar um BPMS antes de definir o processo automatiza o problema. Veja o que é BPMS e o que preparar antes de contratar.
06 · Maturidade
Níveis de maturidade em gestão de processos
| Nível | Como a empresa está |
|---|---|
| 1 · Inicial | Processos dependem de pessoas; cada um faz do seu jeito e os resultados variam. |
| 2 · Gerenciado | Processos repetíveis dentro das áreas, mas sem padrão escrito nem visão entre áreas. |
| 3 · Definido | Processos principais documentados, com donos e padrão de trabalho. |
| 4 e 5 · Medido e otimizado | Indicadores acompanhados e rotina de melhoria contínua. |
A avaliação de maturidade gratuita mostra em que nível a sua empresa está, em 20 perguntas.
07 · Como começar
Como começar a gestão de processos numa empresa de médio porte
- 01
Escolha um processo crítico
O que mais gera atraso, retrabalho ou reclamação. Começar por tudo ao mesmo tempo é a forma mais comum de não começar.
- 02
Nomeie o dono
Uma pessoa que responde pelo resultado do processo inteiro, não só pela sua etapa.
- 03
Mapeie e meça a linha de base
AS IS em BPMN e os indicadores atuais: prazo, retrabalho, custo por caso.
- 04
Analise, melhore e documente
Causas, TO BE testado, RACI e POPs que a equipe usa de verdade.
- 05
Crie a rotina de revisão
Indicadores acompanhados todo mês. Com o primeiro processo estável, passe para o próximo.
08 · Armadilhas
Erros comuns ao implantar a gestão de processos
01Começar pelo software. O sistema não define o processo; ele executa o que foi definido.
02Mapear tudo de uma vez. Um mapa de 200 processos fica desatualizado antes de ser usado.
03Processo sem dono. Sem alguém responsável pelo resultado, a melhoria some na primeira crise.
04Documentação que ninguém usa. POP longo e guardado na rede não muda o dia a dia.
05Indicadores demais. Três indicadores acompanhados valem mais que vinte esquecidos.
06Projeto sem patrocinador. Mudança entre áreas precisa de alguém acima delas.
09 · Na prática
Como a Nexus ajuda na gestão de processos
A Nexus não vende nem implanta software: o trabalho é deixar os processos claros, medidos e documentados.
01
Mapeamento
AS IS em BPMN e arquitetura dos processos prioritários.
02
Diagnóstico
Gargalos, perdas e causas, com dados.
03
Análise com simulação
Melhorias testadas antes de mudar a operação.
04
Documentação
RACI, descritivos, POPs e indicadores para a rotina.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre gestão de processos
01O que é gestão de processos?
É a forma de administrar a empresa pelo caminho que o trabalho percorre de ponta a ponta, entre as áreas. Cada processo tem dono, objetivo, indicadores e uma rotina de melhoria. Também é chamada de BPM (Business Process Management).
02BPM e gestão de processos são a mesma coisa?
Sim. BPM é a sigla em inglês de Business Process Management, em português gestão de processos de negócio. Os dois termos descrevem a mesma disciplina.
03Qual a diferença entre BPM e BPMS?
BPM é a disciplina de gestão. BPMS é o software que executa processos a partir de um modelo, distribuindo tarefas, aplicando regras e medindo prazos. O BPMS vem depois que o processo está definido. Veja o que é BPMS.
04O que faz o dono do processo?
Responde pelo resultado do processo de ponta a ponta, aprova mudanças, acompanha os indicadores e resolve conflitos entre as áreas que participam dele.
05Como começar a gestão de processos?
Por um processo crítico: nomeie o dono, mapeie o AS IS, meça a linha de base, analise, melhore e documente. Com o primeiro processo estável, passe para o próximo. Não é preciso montar um escritório de processos antes.
06Gestão de processos ajuda na ISO 9001?
Sim. A ISO 9001 adota a abordagem de processos: pede que a empresa determine seus processos, as interações entre eles, os responsáveis e como são controlados. Mapas, RACI, POPs e indicadores são a base dessa evidência.
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Nexus Consultoria · Consultoria BPM
Comece pelo processo que mais pesa.
A Nexus mapeia, analisa, simula e documenta um processo crítico de cada vez, deixando dono, indicadores e rotina definidos para a melhoria continuar.
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